Condiciones de operaciones SAT y e.firma

Identificador LEG-009 · versión 1.0.1 · TributaOS Desktop

Proveedor

TributaOS Desktop. El proveedor y responsable es la persona física identificada en los Términos y condiciones (LEG-001) y en el Aviso de privacidad integral (LEG-003), con el domicilio y los medios de contacto que ahí se indican.

• Correo jurídico: legal@tributaos.com.
• Correo de privacidad: privacidad@tributaos.com.

Fecha de vigencia: la de su publicación, indicada en el Centro Legal de la aplicación y en tributaos.com/desktop/legal.

TributaOS estima; no determina. TributaOS Desktop calcula estimaciones a partir de la información disponible; la determinación de contribuciones y su presentación corresponden al contribuyente o a quien este designe.

1.Alcance

Estas condiciones regulan el uso de las funciones de TributaOS Desktop que se comunican con servicios oficiales del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) a nombre y por cuenta del contribuyente, y el manejo de su firma electrónica avanzada (e.firma) dentro de la aplicación. No regulan la emisión de comprobantes fiscales, que se rige por las condiciones de facturación electrónica (LEG-010).

Para efectos de este documento:

• Contribuyente es la persona titular del RFC y del certificado de e.firma que se usa en la aplicación.
• Titular de la licencia es quien contrata la licencia y la administra; es el único que agrega, sustituye o elimina la e.firma.
• Persona autorizada es quien usa la aplicación con acceso concedido por el titular de la licencia (LEG-001, cláusula 7.5).
• Proveedor del software es quien se identifica arriba y pone a disposición TributaOS Desktop.
• SAT e IMSS son las autoridades que prestan los servicios oficiales a los que se conecta la aplicación; no forman parte de TributaOS ni actúan por cuenta suya.

2.Qué hace la aplicación frente al SAT y al IMSS

Según el plan y las funciones disponibles, TributaOS Desktop puede:

• solicitar al servicio oficial de descarga masiva de comprobantes (CFDI) los comprobantes emitidos o recibidos de un RFC en un periodo, verificar el estado de esa solicitud y descargar y procesar localmente los paquetes que el SAT ponga a disposición;
• verificar comprobantes y consultar la constancia de situación fiscal, la opinión de cumplimiento, las declaraciones presentadas, los datos fiscales y los buzones del contribuyente;
• acceder al buzón del IMSS (sección 5.5).

Las solicitudes y consultas se envían desde su equipo directamente a los servicios oficiales (*.sat.gob.mx y *.imss.gob.mx), con el acceso técnico estrictamente necesario para cada gestión; TributaOS Desktop no utiliza servidores del proveedor para intermediarlas. La aplicación sí se comunica con el servidor del proveedor (www.tributaos.com) para otros fines, como validar la licencia, aplicar las frecuencias de las automatizaciones o, cuando esté habilitada, la facturación electrónica; esos flujos se describen en LEG-003 y LEG-005. La aplicación no firma documentos ni presenta declaraciones o trámites a nombre del contribuyente.

Solicitud aceptada no es descarga completada. Que el SAT acepte una solicitud significa solamente que la recibió y le asignó un folio. La descarga se considera completa hasta que el SAT pone los paquetes a disposición, estos se descargan y se procesan. La aplicación muestra el estado real de cada paso, incluidos los casos en que el SAT rechaza una solicitud, la deja sin resultado o no es posible saber si la recibió.

3.Instrucción y autorización de cada gestión

Gestiones manuales. Ninguna gestión nueva ante el SAT o el IMSS se inicia sin una instrucción. Cada solicitud de descarga o consulta nace de una acción que realiza el titular o una persona autorizada a la que el titular asignó ese RFC (por ejemplo, el botón para descargar del SAT o para consultar un documento del expediente) y es una instrucción por operación: quien la inicia instruye a la aplicación para que utilice la e.firma guardada, de la forma descrita en la sección 5, únicamente para esa gestión, y manifiesta que:

1. es titular del RFC y de la e.firma que se utiliza, o cuenta con autorización vigente y suficiente de su titular para usarlos con ese fin; y
2. conoce el periodo, el RFC y el tipo de información que solicita.

Automatizaciones. Cuando el plan las incluya (Profesional y Despacho, y la evaluación mientras está activa), las automatizaciones (por ejemplo, descarga de comprobantes del SAT, consulta de buzones, constancia de situación fiscal, opinión de cumplimiento y buzón del IMSS) funcionan con una instrucción permanente que se da al crearlas o activarlas. Al crearla, la aplicación muestra un aviso que explica que, mientras esté activa, iniciará por su cuenta nuevas consultas al SAT o al IMSS con la credencial guardada de ese RFC, según el horario elegido y mientras la aplicación esté abierta, sin pedir confirmación en cada ejecución; al volver a activar una automatización desactivada, la aplicación pide además confirmarlo. Cada ejecución automática consume la cuota del plan (LEG-007, cláusula 2.2) y requiere comunicación con el servidor de TributaOS; sin ella no se ejecuta. La automatización puede desactivarse de inmediato, ejecutarse manualmente o eliminarse en cualquier momento. La aplicación conserva la configuración de cada automatización (si está activa, su horario y sus parámetros), que es la constancia de la instrucción vigente; no registra un evento histórico separado por cada activación.

La aplicación también puede continuar, sin nueva instrucción, una gestión ya iniciada (por ejemplo, verificar el avance de una solicitud o descargar el paquete que el SAT preparó), pero no iniciar con ello solicitudes distintas.

Puede dejar de usar estas funciones y desactivar las automatizaciones en cualquier momento; el titular puede además quitar la e.firma (sección 5.6).

En la modalidad de evaluación, las consultas a servicios oficiales se limitan al RFC y al periodo que indique la propia aplicación, conforme a las condiciones de prueba gratuita (LEG-006).

4.Dependencia de servicios oficiales

Los servicios del SAT y del IMSS son operados por terceros ajenos al proveedor. Por ello:

• su disponibilidad, horarios, límites de uso, tiempos de respuesta y cambios técnicos o de reglas no dependen del proveedor del software;
• el SAT puede tardar en preparar una solicitud, rechazarla, limitar la cantidad de solicitudes o de comprobantes, o modificar su servicio sin previo aviso;
• una falla, demora o cambio de un servicio oficial puede retrasar o impedir una función de la aplicación; el proveedor no responde de esa indisponibilidad cuando no le sea imputable, pero sí de informarle con claridad el estado real de cada gestión y de adaptar la aplicación con la diligencia que corresponda cuando el cambio sea técnicamente posible;
• el proveedor procurará adaptar la aplicación a los cambios de los servicios oficiales, conforme a la política de actualizaciones y compatibilidad (LEG-012), pero no puede garantizar que la adaptación sea inmediata.

Un fallo de los servicios del SAT no se presentará como un problema de su licencia ni como una invitación a comprar.

5.La e.firma dentro de TributaOS Desktop

5.1Qué es y para qué se usa. La e.firma es el conjunto de certificado, llave privada y contraseña que corresponde a la firma electrónica avanzada del contribuyente. De acuerdo con el artículo 17-D, tercer párrafo, del Código Fiscal de la Federación (CFF), en los documentos digitales una firma electrónica avanzada amparada por un certificado vigente sustituye a la firma autógrafa del firmante, garantiza la integridad del documento y produce los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa, con el mismo valor probatorio. Por esa razón debe protegerse con especial cuidado. TributaOS Desktop la utiliza únicamente para autenticar y firmar las gestiones instruidas ante servicios oficiales, con el uso autorizado por el titular del certificado y de conformidad con el mecanismo que cada servicio establece.

5.2Cómo se guarda. Cuando el titular de la licencia agrega una e.firma a un RFC, el procesamiento se realiza en el proceso principal de la aplicación, en su propio equipo:

• se verifica que el certificado y la llave formen una pareja válida, que el certificado sea una e.firma y que corresponda al RFC;
• el certificado y la llave privada se guardan en una bóveda local cifrada con el almacén seguro del sistema operativo (Keychain del usuario en macOS; DPAPI en Windows): la aplicación abre la llave una sola vez con su contraseña y la vuelve a guardar sin esa contraseña, protegida por el cifrado del sistema operativo;
• la contraseña de la llave no se guarda: se utiliza una sola vez al importar la e.firma y luego se descarta; nadie, ni el titular, puede verla ni recuperarla desde la aplicación, y ninguna persona necesita conocerla para operar;
• del certificado se conserva localmente la información pública necesaria para operar: el certificado público, el RFC, el nombre del titular, la vigencia, el número de serie, la huella del certificado y el nombre del archivo original;
• la interfaz de la aplicación no recibe en ningún momento la llave privada guardada; la única contraseña que se escribe en ella es la de la e.firma, al importarla, y el campo se limpia antes de enviarla;
• si el sistema operativo no ofrece un almacén seguro, la aplicación no importa la e.firma.

El nivel de protección que ofrece el cifrado del sistema operativo depende de cada sistema y de cómo se use el equipo; ninguna medida ofrece seguridad absoluta.

5.3Qué no se transmite a TributaOS. La e.firma no se almacena de forma persistente en servidores de TributaOS. La llave privada, la contraseña y los archivos de la e.firma no se envían a los servidores del proveedor; la única excepción es la acreditación del RFC en la prueba gratuita, en la que el reto se firma en el equipo y solo viajan la firma del reto y el certificado público, nunca la llave privada ni la contraseña (LEG-005, sección 3.1 ter). Tampoco se incluyen en los registros técnicos ni en los diagnósticos, que sustituyen los campos sensibles antes de registrarse. Lo que sí recibe el servicio oficial al que se conecta la aplicación son las solicitudes firmadas con la e.firma y el certificado público cuando el servicio lo exige. El CSD que se usa para facturar es un certificado distinto de la e.firma y sigue un flujo diferente, descrito en las condiciones de facturación electrónica (LEG-010): si se usa esa función, el CSD y su contraseña sí se transmiten a los servidores del proveedor para darlo de alta ante el proveedor tecnológico de facturación.

5.4Uso temporal en memoria. Cuando una gestión requiere firmar, la aplicación descifra la llave en la memoria del proceso principal, la utiliza para la operación y procura eliminarla de la memoria al terminar. Por las características de los entornos de ejecución modernos, no es posible garantizar el borrado absoluto de la memoria.

5.5Excepción acotada: buzón IMSS. El portal del IMSS exige para el inicio de sesión archivos de certificado y llave. Cuando se usa esa función, la aplicación genera, solo durante el inicio de sesión, una copia de la llave protegida con una contraseña aleatoria de un solo uso, que existe únicamente en memoria, y entrega al portal del IMSS el certificado, esa copia y esa contraseña; estos elementos van al portal oficial del IMSS, no a TributaOS. Los archivos temporales se escriben en una carpeta de la aplicación con permisos restringidos, se eliminan al terminar el inicio de sesión, con éxito o sin él, y al arrancar la aplicación se barre esa carpeta.

5.6Retirar la e.firma y dar de baja un RFC. Solo el titular de la licencia puede quitar la e.firma. La aplicación destruye primero la llave guardada (sobrescribe el archivo, lo sincroniza y lo elimina) y después marca el registro como retirado, conservando únicamente los datos públicos del certificado para trazabilidad. Al dar de baja un RFC, la aplicación destruye primero todas las e.firma guardadas de ese RFC y después lo marca como inactivo; un RFC inactivo no usa la e.firma y, para reactivarlo, el titular debe volver a agregarla. En unidades de estado sólido, en algunos sistemas de archivos y en las copias de seguridad del sistema operativo o de servicios de respaldo, pueden subsistir copias cifradas que la aplicación no puede borrar. Quitar la e.firma o dar de baja el RFC no revoca el certificado ante el SAT (sección 6).

5.7Límites de la protección. La bóveda protege contra la lectura casual de archivos y contra el uso de los archivos en otro equipo o en otra cuenta del sistema operativo. No ofrece protección frente a programas maliciosos que se ejecuten con los permisos de la cuenta del sistema operativo donde está guardada, ni frente a quien use esa misma cuenta, incluidas otras personas autorizadas, que con conocimientos técnicos podrían extraer la llave privada o capturar la contraseña cuando se escribe al importarla (LEG-005, cláusula 5.4). La configuración soportada es una cuenta del sistema operativo por persona. Mantenga actualizado su sistema operativo y use medidas de seguridad en su equipo.

5.8Personas autorizadas y e.firma. La e.firma se guarda en la bóveda de la cuenta del sistema operativo donde el titular la agregó. Solo el titular puede agregarla, sustituirla o eliminarla. Si el titular asigna un RFC a una persona autorizada con un perfil que permite consultar al SAT o descargar comprobantes (Contador o Auxiliar), esa persona puede hacer que la aplicación use la e.firma guardada de ese RFC para autenticar las solicitudes de descarga masiva, la verificación de comprobantes y las consultas de constancia, opinión de cumplimiento, declaraciones presentadas, datos fiscales y buzones, sin conocer la contraseña de la e.firma. Abrir el portal del SAT o del IMSS con una sesión ya iniciada con la e.firma es exclusivo del titular. Asignar un RFC con esos perfiles equivale a autorizar ese uso de la e.firma: el titular debe contar con la autorización expresa del titular del certificado y responde de los actos que realicen sus personas autorizadas, que ante el SAT se atribuyen al titular del certificado.

5.9Pérdida del equipo, de las llaves o del acceso local. Si se pierde o se daña el equipo, se borra la bóveda o se pierde el acceso a la cuenta del sistema operativo, la e.firma guardada puede quedar inaccesible y habrá que volver a agregarla a partir de los archivos originales; el proveedor no conserva copia. Si el equipo o la cuenta caen en manos de un tercero, éste podría intentar usar la e.firma guardada; en ese caso, solicite al SAT la revocación del certificado (sección 6).

6.Sus responsabilidades

El CFF impone al titular de un certificado emitido por el SAT, en su artículo 17-J, actuar con diligencia y establecer los medios razonables para evitar la utilización no autorizada de los datos de creación de la firma (fracción I), cerciorarse de que las declaraciones que haga en relación con el certificado y su vigencia son exactas (fracción II) y solicitar la revocación del certificado ante cualquier circunstancia que pueda poner en riesgo la privacidad de esos datos (fracción III); el titular responde de las consecuencias jurídicas de no cumplir oportunamente esas obligaciones. En consecuencia, el titular del certificado y, en lo que le corresponda, el titular de la licencia son responsables de:

1. custodiar la e.firma, su llave privada y su contraseña, y no compartirlas con personas no autorizadas; asignar un RFC a una persona autorizada no equivale a entregarle la e.firma, pero sí a autorizar su uso en los términos de la cláusula 5.8;
2. verificar la vigencia de la e.firma y renovarla ante el SAT; una e.firma vencida no se utiliza para operar, y la aplicación lo indicará;
3. usar la e.firma sólo del RFC del que se es titular o respecto del cual se tiene autorización suficiente;
4. revisar la información que se descarga o consulta, las estimaciones y los resultados que la aplicación muestre, y contrastarlos con los propios registros y, en su caso, con el contador;
5. mantener seguro y actualizado el equipo, el sistema operativo y las copias de seguridad, y configurar una cuenta del sistema operativo por persona;
6. solicitar al SAT, conforme a las reglas que éste establezca, la revocación del certificado si se sospecha que la e.firma ha sido comprometida (CFF, artículos 17-H, fracción I, y 17-J, fracción III). Según la ficha de trámite 18/CFF del Anexo 2 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, la solicitud de revocación es gratuita y puede presentarse en línea, con CertiSAT Web y la e.firma vigente, obteniendo un acuse de revocación, o en una oficina del SAT con cita; la regla 2.2.2 de esa Resolución prevé que, si se revoca el certificado por una circunstancia que ponga en riesgo la privacidad de sus datos de creación, la autoridad también da de baja el servicio de e.firma portable. Quitar la e.firma de la aplicación no sustituye esa solicitud. Si lo desea, avise también al proveedor para que pueda apoyarle con la aplicación.

7.Información y cálculos que muestra la aplicación

TributaOS Desktop organiza y procesa localmente los comprobantes y datos obtenidos y, según el plan, calcula estimaciones y presenta información de apoyo. TributaOS estima; no determina. Una estimación es una referencia calculada con la información que la aplicación tiene disponible, que puede ser incompleta, desactualizada o no reflejar hechos que la aplicación no conoce; un cálculo sin datos suficientes se muestra como no determinable, nunca como cero. La determinación de contribuciones, su presentación y cualquier decisión fiscal corresponden al contribuyente o a la persona profesional que designe, y las estimaciones deben revisarse antes de usarse. Lo anterior no limita la responsabilidad del proveedor por los errores de la aplicación que le sean imputables (sección 9).

8.Limitaciones técnicas

• La aplicación depende de la información que el SAT y el IMSS entreguen; no puede mostrar lo que esas autoridades no ponen a disposición, e interpreta sus respuestas tal como las entregan.
• Existen límites que impone el SAT en periodos, cantidades y tipos de comprobantes que pueden solicitarse. Cada solicitud de descarga masiva es de un solo sentido (emitidos o recibidos) y de un tipo (todos o solo complementos de pago); una descarga de un sentido no cubre el otro.
• La función de regularización da seguimiento a situaciones, pero no calcula actualizaciones, recargos ni sanciones.
• La separación entre personas solo existe con una cuenta del sistema operativo por persona (sección 5.7).
• La hora del equipo debe ser correcta para que las gestiones y las vigencias se evalúen adecuadamente.
• El proveedor no garantiza resultados fiscales determinados, la aceptación de cualquier trámite por una autoridad, ni que la información obtenida sea completa o libre de errores de origen.

9.Responsabilidad

El proveedor responde por el funcionamiento de TributaOS Desktop conforme a lo ofrecido y a la ley. No se le atribuirán los daños que deriven exclusivamente de las decisiones fiscales tomadas sin revisar la información, de la falta de custodia de la e.firma o del equipo, del uso de la e.firma por personas a las que el titular dio acceso, de la indisponibilidad o los cambios de los servicios oficiales que no le sean imputables, ni de programas maliciosos ajenos a la aplicación que operen en el equipo. Nada de lo dispuesto en este documento libera al proveedor de su responsabilidad por dolo ni por incumplimiento que le sea imputable, ni limita los derechos que la legislación aplicable reconoce y que no pueden renunciarse.

10.Documentos relacionados

• Términos y condiciones (LEG-001), incluidas las facultades del titular y de las personas autorizadas.
• Condiciones de facturación electrónica (LEG-010): CSD, timbrado, Carta Manifiesto y timbres.
• Aviso de privacidad integral (LEG-003) y política de tratamiento de datos locales (LEG-005): qué datos se tratan y dónde.
• Información de terceros y servicios conectados (LEG-014).
• Política de conservación de evidencias (LEG-011).
• Política de actualizaciones y compatibilidad (LEG-012) y condiciones de prueba gratuita (LEG-006).

11.Contacto

Para dudas sobre estas condiciones puede escribir a legal@tributaos.com, o a privacidad@tributaos.com si su consulta trata sobre datos personales.