Condiciones de facturación electrónica

Identificador LEG-010 · versión 1.0.1 · TributaOS Desktop

Fecha de vigencia: la de su publicación, indicada en el Centro Legal de la aplicación y en tributaos.com/desktop/legal.

TributaOS estima; no determina. TributaOS Desktop calcula estimaciones a partir de la información disponible; la determinación de contribuciones y su presentación corresponden al contribuyente o a quien este designe.

1.Alcance y disponibilidad

Estas condiciones regulan la función de facturación electrónica de TributaOS Desktop: la preparación, emisión y cancelación de comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI), el uso de su certificado de sello digital (CSD) y la compra y el consumo de timbres. Se aplican junto con los términos y condiciones (LEG-001), la licencia de usuario final (LEG-002) y las condiciones comerciales (LEG-007).

La función de facturación no está disponible todavía. Permanecerá cerrada hasta que el proveedor la habilite después de concluir su validación operativa. Mientras tanto, la aplicación la muestra como no disponible y no permite dar de alta el emisor (organización emisora y CSD), emitir ni cancelar comprobantes. En la versión actual sí le muestra su saldo de timbres y permite al titular comprar timbres (sección 6.5). Advertencia: comprar timbres antes de la habilitación no le da la posibilidad de emitir comprobantes hasta que la función se habilite, y la vigencia de cada paquete corre desde que se acredita (sección 6.6). Las devoluciones se rigen por la sección 6.6 y por LEG-008, sin perjuicio de los derechos que la ley le otorga. La disponibilidad se le informará dentro de la aplicación. Lo que este documento describe sobre la operación de la función se aplica desde que la aplicación se la muestre habilitada, salvo la consulta del saldo y la compra de timbres, que se rigen por las secciones 6.5 y 6.6 desde ahora; nada de lo aquí descrito constituye un compromiso de habilitarla en una fecha determinada.

La facturación y los timbres son comercialmente independientes de su suscripción: el plan que usted contrate no incluye timbres y no cambia su saldo. La facturación no está disponible en la evaluación gratuita (LEG-006).

Proveedor

TributaOS Desktop. El proveedor y responsable es la persona física identificada en los Términos y condiciones (LEG-001) y en el Aviso de privacidad integral (LEG-003), con el domicilio y los medios de contacto que ahí se indican.

• Correo jurídico: legal@tributaos.com.
• Correo de privacidad: privacidad@tributaos.com.

2.Quién es quién

El Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que, cuando las leyes fiscales obligan a expedir comprobantes, los contribuyentes deben emitirlos mediante documentos digitales (artículo 29), que deben remitir el comprobante al SAT antes de su expedición para que se valide, se asigne el folio y se incorpore el sello digital del SAT (artículo 29, fracción IV), y que el SAT puede autorizar a particulares para operar como proveedores de certificación de comprobantes que realicen esas tres funciones (artículo 29 Bis). En este documento se distinguen cuatro participantes:

TributaOS no es el proveedor de certificación que timbra sus comprobantes, ni sustituye al SAT. El proveedor del software no atribuye a Facturapi ni a otro tercero la calidad de proveedor de certificación autorizado sin una constancia vigente; la calidad de cada uno es la que consta en sus propios documentos y en el listado que publica el SAT.

2bis. Quién puede operar la facturación

Cuando la función esté habilitada, cada operación exige la sesión de la persona que opera, la facultad correspondiente y acceso al RFC emisor, y queda registrada en la bitácora antes de ejecutarse. Emitir comprobantes requiere ser el titular de la licencia o una persona autorizada con el perfil Contador. Solo el titular de la licencia cancela comprobantes, configura la facturación (organización emisora y CSD) y compra timbres; estas facultades no se delegan.

3.El CSD no es la e.firma

El certificado de sello digital (CSD) es distinto de la e.firma. Conforme al artículo 29, fracción II, del CFF, el CSD se tramita ante el SAT, se usa exclusivamente para expedir comprobantes fiscales mediante documentos digitales y permite acreditar la autoría de los comprobantes que usted expide; su tramitación se hace en un formato electrónico firmado con su e.firma, trámite que usted realiza ante el SAT y que TributaOS no realiza por usted. La e.firma sirve para firmar trámites y para autenticarse ante el SAT. Son archivos, contraseñas y trámites diferentes. Para facturar con TributaOS Desktop se utiliza el CSD; la e.firma se rige por las condiciones de operaciones SAT y e.firma (LEG-009).

Un certificado de sello digital puede quedar sin efectos o ser restringido temporalmente por el SAT en los casos que el CFF prevé (artículos 17-H y 17-H Bis). Si ocurre, no podrá emitir hasta regularizar su situación ante el SAT; TributaOS no puede revertir esa decisión. La revocación de un certificado se solicita ante el SAT conforme a la ficha de trámite 18/CFF del Anexo 2 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026; quitar un CSD de TributaOS no lo revoca ante el SAT.

4.Cómo viaja y qué se guarda: el flujo real

Para emitir, la aplicación no habla directamente con el proveedor tecnológico de facturación: el flujo es

TributaOS Desktop → servidores de TributaOS → proveedor tecnológico de facturación (Facturapi) → proveedor de certificación autorizado que intervenga.

4.1Alta de su CSD y autorización. Antes de cargar su CSD (archivo de certificado, archivo de llave y contraseña), la pantalla le muestra (a) un resumen del flujo real: qué sale de su equipo, que no es su e.firma, qué conserva TributaOS y que Facturapi es una plataforma externa; y (b) el texto completo de la autorización vigente para transmitir el CSD a Facturapi, identificado por su versión y su huella. Debe marcar una casilla de autorización que no viene premarcada y que nombra a Facturapi; sin ella la carga no se realiza. Los servidores de TributaOS rechazan la carga, sin consultar a Facturapi, si no se declara la autorización o si la versión o la huella declaradas no son las del texto vigente. Con esa autorización usted instruye que el CSD se transmita para configurar y operar su facturación. El CSD sí sale de su equipo y pasa por los servidores de TributaOS: la aplicación lo envía por conexión cifrada a los servidores de TributaOS, que lo reenvían a Facturapi para su validación y alta. El plazo, el cifrado y las condiciones de conservación y eliminación del CSD en el entorno de Facturapi se rigen por sus propios términos y aviso de privacidad; el proveedor del software no los controla. Usted puede dejar de usar la función, sustituir su CSD o pedir su eliminación escribiendo a privacidad@tributaos.com; la eliminación impide nuevas operaciones con ese certificado, pero no invalida comprobantes ya emitidos.

4.2Qué conserva TributaOS. Los servidores de TributaOS no guardan el certificado, la llave ni la contraseña de su CSD: los reciben en memoria durante la operación, los ponen en cero al terminar y no los escriben en la base de datos. Guardan el estado de su configuración de facturación, el número de serie y la vigencia del certificado, los datos de la organización emisora que se crea ante Facturapi (identificadores y las llaves técnicas para operarla, que se almacenan cifradas) y la evidencia de su autorización (cuenta, RFC, versión y huella del texto, fecha y hora, dirección IP, agente de usuario y estado de la transmisión). TributaOS no registra deliberadamente en sus bitácoras los archivos ni la contraseña; los errores se registran solo con su tipo, código y estado.

4.3Qué conserva su equipo. TributaOS Desktop usa el CSD solo de forma transitoria en memoria para enviarlo, procura borrarlo al terminar, limpia los campos de captura y no lo guarda en el equipo. Por las características de los entornos de ejecución, no es posible garantizar el borrado absoluto de la memoria.

4.4Datos de los comprobantes. Para previsualizar y emitir un comprobante, la aplicación envía a TributaOS los datos necesarios del receptor, de los conceptos y de los importes; TributaOS los transmite a Facturapi y, por medio de ella, a quien timbra. TributaOS conserva en sus servidores el registro de los comprobantes emitidos y de su estado para mostrarle su historial, permitirle descargar el PDF y el XML y llevar el control de timbres. Sus catálogos de clientes y productos de facturación se guardan en los servidores de TributaOS para el RFC con el que usted opera.

4.5Seguridad del acceso. La aplicación se autentica ante TributaOS con credenciales ligadas a su equipo, a su licencia y a la sesión de la persona que opera, que se revalidan en cada petición. Si su licencia vence o se revoca, si el equipo se revoca o si la persona pierde la facultad o el acceso al RFC, la operación se bloquea.

4.5bis Verificación de sus aceptaciones en el servidor. Las operaciones de facturación que crean o modifican datos o consumen timbres (carga del CSD, emisión, cancelación, compra de timbres, alta de la organización, vistas previas, complementos de pago, clientes y productos) las evalúa el servidor de TributaOS: si no consta la aceptación de los documentos legales que le sean exigibles, rechaza la operación, y si no puede verificarlo, la deniega. No se bloquean nunca la consulta de comprobantes, sus PDF y XML, el saldo y el estado, la consulta de documentos legales, el ejercicio de derechos ARCO, la cancelación de la renovación ni la exportación de sus datos.

4.6Requiere conexión; reintentos sin duplicar. Timbrar exige conexión a Internet; no existe emisión sin conexión. Cada emisión, cancelación y compra de timbres lleva una llave de intento única. Si repite una solicitud con la misma llave, el servidor no la duplica: la misma llave de emisión produce como máximo un comprobante y un solo consumo de timbre, y la misma llave de compra devuelve la misma compra. Si la conexión se pierde mientras se emite, la aplicación conserva localmente solo esa llave, para que usted pueda consultar o reintentar el intento sin duplicarlo.

5.Carta Manifiesto

Para activar la emisión en producción de un RFC, Facturapi puede exigir que usted firme una Carta Manifiesto. Esa firma funciona así:

1. TributaOS Desktop abre, en el navegador de su sistema, el entorno de Facturapi en el que se realiza esa firma. El destino es fijo y lo determina la aplicación.
2. La firma se realiza fuera de TributaOS Desktop, en ese sitio externo, con las condiciones y la seguridad que éste establece. TributaOS Desktop no captura, no recibe ni transmite la e.firma que usted utilice en ese sitio, y TributaOS no la recibe. Ese tratamiento es de Facturapi y se rige por sus condiciones.
3. Mientras tanto, la aplicación consulta periódicamente a TributaOS (cada 15 segundos, hasta 20 veces), y TributaOS consulta a Facturapi el estado de su Carta Manifiesto. Solo cuando Facturapi deja de reportarla como pendiente, TributaOS activa la emisión en producción de ese RFC. Regresar del navegador no significa por sí mismo que la carta esté firmada.
4. Si la espera automática termina sin confirmación, eso no significa que la firma haya fallado: usted puede volver a verificar el estado en cualquier momento.

6.Timbres

6.1Qué es un timbre y de quién es el saldo. Un timbre es la unidad de consumo que se descuenta de su saldo cuando se emite un comprobante en producción. El saldo pertenece a la cuenta de TributaOS del titular y es independiente del plan: los planes no incluyen timbres, solo se obtienen comprando paquetes, y el saldo no cambia al cambiar, cancelar o renovar el plan. Los RFC que se administren en la misma cuenta consumen del mismo saldo, y cada movimiento registra el RFC y el equipo que lo originó.

6.2Cuándo se consume. Se consume un timbre al emitir en producción un comprobante de ingreso, un complemento de pago, un comprobante de egreso (cuando la aplicación lo muestre habilitado) o un comprobante que sustituye a otro tras una cancelación. No se consume al previsualizar, guardar un borrador, consultar, descargar el PDF o el XML, ni al emitir en el entorno de pruebas.

6.3Cancelación. Solo el titular puede solicitar la cancelación. Cancelar un comprobante no consume un nuevo timbre, pero no restituye el timbre que ese comprobante ya utilizó. Conforme al artículo 29-A del CFF, los comprobantes se pueden cancelar a más tardar en el mes en el que se deba presentar la declaración anual del impuesto sobre la renta del ejercicio en el que se expidieron, y siempre que la persona a favor de quien se expidieron acepte su cancelación; el SAT establece mediante reglas de carácter general la forma y los medios de esa aceptación. Cuando se cancelen comprobantes que amparen ingresos, el mismo artículo exige justificar y soportar documentalmente el motivo. La aplicación aplica estas reglas así:

• Plazo. La solicitud solo puede iniciarse hasta el último día del mes de la declaración anual del ejercicio de expedición. Como regla general, la aplicación toma abril del año siguiente si el RFC del emisor tiene 13 posiciones (persona física) y marzo si tiene 12 (persona moral), con hora de la Ciudad de México. No modela los regímenes con otra fecha ni los ejercicios irregulares: si el suyo es uno de ellos, verificar el plazo es su responsabilidad. El servidor rechaza la solicitud fuera de plazo sin enviarla a Facturapi.
• Justificación y soporte. Para los comprobantes de ingreso la aplicación le exige una justificación del motivo (de 10 a 500 caracteres) y la conserva con el comprobante. El soporte documental lo conserva usted; la aplicación no lo verifica.
• Aceptación del receptor. Según la regla 2.7.1.34 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026 (DOF 28-12-2025), el receptor recibe un mensaje en su buzón tributario y debe aceptar o negar la cancelación dentro de los tres días siguientes; si no manifiesta nada, se considera que la acepta, salvo los supuestos especiales que la regla prevé. La regla 2.7.1.35 enumera los casos en que no se requiere la aceptación. La aplicación no decide por usted si su caso la requiere: envía la solicitud y muestra el estado que informan Facturapi y el SAT.
• Motivo y sustitución. La aplicación envía el motivo de cancelación que usted elija a través de Facturapi.
• Estados. Solicitada no es cancelada. La solicitud queda «en proceso» y puede quedar pendiente de la aceptación del receptor, ser rechazada o no conocerse su resultado de inmediato; el comprobante solo se muestra como cancelado cuando se confirma. TributaOS no puede garantizar que una cancelación proceda.

6.4Si la emisión falla. El timbre se descuenta antes de enviar la solicitud de timbrado y se compensa cuando corresponde:

• si el timbrado es rechazado de forma definitiva, el timbre se restituye una sola vez;
• si la respuesta es incierta (por ejemplo, por una interrupción de la conexión o una falla del proveedor tecnológico), no se restituye de inmediato, porque es posible que el comprobante sí se haya emitido; el intento queda en conciliación y se resuelve con las verificaciones del sistema o cuando usted lo reintente con la misma llave de intento. Si el comprobante no se emitió, el timbre se restituye; si se emitió, el consumo se mantiene;
• si el comprobante se emitió pero hubo una falla al registrarlo, el sistema lo concilia posteriormente para completar su historial y su saldo;
• si una diferencia deja su saldo en negativo (por ejemplo, por la reversión de una compra), se registra una deuda de timbres y la emisión se bloquea hasta regularizarla.

6.5Compra de timbres. Solo el titular compra timbres. La compra se realiza mediante la pasarela de pagos (Stripe), en una página que TributaOS Desktop abre en el navegador de su sistema; la aplicación no captura datos de su tarjeta. Los timbres se acreditan cuando el proveedor de pagos confirma el pago, no por el solo regreso a la aplicación, y en la cantidad que fija el catálogo del servidor. Si el pago se revierte por devolución o contracargo, los timbres de esa compra se retiran del saldo; si ya se consumieron, se registra una deuda de timbres que bloquea la emisión hasta regularizarla. Si compra timbres mientras la facturación no está habilitada, se aplica la advertencia de la sección 1.

6.6Vigencia, saldo y devoluciones. El saldo que se le muestra es el que lleva TributaOS en sus servidores; lo que la aplicación guarda localmente es solo una copia informativa. Cada paquete de timbres vence a los trescientos sesenta y cinco días naturales contados desde que se acredita; no se reinicia cada mes, y los timbres vencidos ya no pueden usarse ni se le avisa por correo de su vencimiento. Los timbres comprados siguen disponibles hasta su vencimiento aunque usted cambie de plan, cancele la renovación o su licencia termine; para usarlos se requiere una licencia que permita la facturación. Las devoluciones de compras de timbres se rigen por la política de cancelaciones y reembolsos (LEG-008): TributaOS no ofrece devoluciones de timbres no consumidos o vencidos más allá de los derechos que la ley le otorga como consumidor, que este documento no limita. Antes de pagar, y otra vez al confirmar, la pantalla de compra le muestra la vigencia, que los planes no incluyen timbres, que cada comprobante consume un timbre y que cancelarlo no lo devuelve, el tratamiento de las devoluciones y el efecto de una devolución o disputa del pago.

7.Sus responsabilidades como contribuyente

1. Contar con un CSD vigente y vigilar su vigencia; con un CSD vencido o inválido no se puede emitir.
2. Capturar y revisar la exactitud de los datos del receptor, de los conceptos, de las claves de producto y unidad, del régimen fiscal, del uso del CFDI, de la forma y del método de pago, de los impuestos y de los importes, que deben cumplir los requisitos del artículo 29-A del CFF. La aplicación puede validar ciertos formatos, pero no sustituye su revisión ni la de su contador. Los datos que usted o sus personas autorizadas capturan son responsabilidad de usted.
3. Emitir únicamente comprobantes que amparen operaciones existentes, verdaderas o actos jurídicos reales: conforme al artículo 29-A, fracción IX, los que no cumplan ese requisito se consideran falsos para efectos del CFF.
4. Determinar, con su asesor cuando lo requiera, el tratamiento fiscal de cada operación y las obligaciones asociadas a los comprobantes que emite, incluidas su cancelación, su entrega al receptor (artículo 29, fracción V) y su conservación.
5. Revisar la vista previa antes de emitir: una vez timbrado, el comprobante produce efectos ante el SAT y su corrección se hace conforme a las reglas fiscales (por ejemplo, cancelación y sustitución).
6. Asignar el perfil Contador solo a personas a las que confíe la emisión en su nombre.
7. No usar la función con fines contrarios a la ley y cuidar su cuenta, su equipo y sus credenciales.

8.Qué hace y qué no hace el proveedor del software

El proveedor procura que la aplicación y los servidores de TributaOS funcionen conforme a lo descrito, lleva un control fiel de su saldo y de sus comprobantes y le muestra con claridad el estado real de cada emisión. TributaOS estima; no determina: la aplicación no decide por usted el régimen, la tasa, la deducibilidad ni el tratamiento fiscal de sus operaciones. La disponibilidad del timbrado depende también del proveedor tecnológico, del proveedor de certificación autorizado que intervenga y de los servicios del SAT. Cuando una falla de alguno de ellos impida temporalmente la emisión por causas que no sean imputables al proveedor del software, no se le atribuirá incumplimiento, y el proveedor le ofrecerá la información y los medios de recuperación descritos en este documento. Esto no limita la responsabilidad del proveedor por los errores de la aplicación o de su infraestructura que le sean imputables, ni por los actos de los terceros que contrata para prestar el servicio (LEG-001), ni por dolo, ni los derechos que la legislación aplicable le reconoce y que no pueden renunciarse.

9.Datos personales y documentos relacionados

El tratamiento de los datos personales que intervienen en la facturación (por ejemplo, datos de usted y de sus clientes) se describe en el aviso de privacidad integral (LEG-003) y en la política de tratamiento de datos locales (LEG-005); los terceros que reciben información se describen en LEG-014 y la conservación de registros y evidencias en LEG-011. Usted es responsable de contar con las bases que le permitan tratar los datos personales de sus clientes, receptores y terceros que capture en la aplicación. Las condiciones de operaciones SAT y e.firma (LEG-009) regulan su e.firma.

10.Contacto

Para dudas sobre estas condiciones puede escribir a legal@tributaos.com.