Identificador LEG-011 · versión 1.0.1 · TributaOS Desktop
Proveedor
TributaOS Desktop. El proveedor y responsable es la persona física identificada en los Términos y condiciones (LEG-001) y en el Aviso de privacidad integral (LEG-003), con el domicilio y los medios de contacto que ahí se indican.
- Correo jurídico: legal@tributaos.com.
- Correo de privacidad: privacidad@tributaos.com.
Fecha de vigencia: la de su publicación, indicada en el Centro Legal de la aplicación y en tributaos.com/desktop/legal.
1.Para qué sirve este documento
TributaOS conserva evidencia electrónica de los actos relevantes de su relación con el proveedor del software, por ejemplo qué documentos legales se le pusieron a disposición o aceptó, qué oferta de suscripción autorizó, qué solicitudes de cancelación o de derechos sobre sus datos hizo y qué acciones realizaron las personas autorizadas de su licencia. Este documento explica qué evidencia se genera, cómo se protege su integridad, cuánto tiempo se conserva cada categoría y por qué, cuándo se bloquea y cuándo se suprime, cómo puede usted obtener copia y qué límites tiene.
Esta política cubre únicamente los datos y la evidencia que el proveedor recibe o controla en sus servidores. No cubre la información que permanece en su equipo (e.firma, certificados, CFDI y XML descargados, documentos del SAT y del IMSS, expedientes, cálculos, hojas de trabajo, notas, RFC locales y archivos de clientes), que se rige por LEG-005.
2.Qué evidencia se genera
Cada acto registrado se guarda como un evento con campos fijos: tipo de acto y su resultado; identificador del documento, su versión y su huella SHA-256 cuando el acto se refiere a un documento; fecha y hora que registra el servidor (para determinar cuándo ocurrió un acto frente a terceros se usa la del servidor, no la de su equipo); referencia de su cuenta, de la licencia y del equipo; y versión del Software. Cada evento se encadena al anterior de su cuenta mediante una huella SHA-256 (sección 3). Cuando son indispensables, el evento incluye datos mínimos del acto (por ejemplo, el importe y la periodicidad autorizados o el folio de una solicitud).
Lo que nunca se registra. Los eventos no contienen contraseñas, e.firma, llaves privadas, certificados de sello digital, datos de tarjeta ni secretos de ningún proveedor. El sistema rechaza el registro de un evento que los incluya; no los oculta en silencio.
3.Cómo se protege su integridad
- Libro de evidencias de solo agregar. Los eventos se agregan a un libro por cuenta; no se editan ni se eliminan por la operación normal del sistema. La base de datos impide modificar o borrar eventos ya registrados, salvo la supresión de la cuenta completa al término de su bloqueo (sección 7, fila ACCOUNT, y LEG-003, sección 7.4).
- Cadena de huellas. Cada evento recibe una numeración consecutiva dentro de su cuenta y una huella SHA-256 calculada sobre sus campos fijos y la huella del evento anterior. Si alguien alterara, quitara o insertara un evento, la cadena dejaría de verificarse y la alteración podría detectarse.
- Correcciones. Si un registro debe corregirse, no se modifica: se agrega un nuevo evento de corrección que hace referencia al evento original, y ambos permanecen en el libro. La corrección se conserva al menos tanto como el evento que corrige.
- Idempotencia. Un mismo acto enviado más de una vez (por ejemplo, por una interrupción de conexión) se reconoce y no genera registros duplicados.
- Copia local. TributaOS Desktop lleva además un libro local con la misma estructura de cadena, que se sincroniza con el servidor cuando hay conexión y credenciales de su equipo; cuando existe cuenta y licencia, el servidor es la fuente de referencia. El libro local reside en su equipo y usted lo controla; la aplicación no ofrece borrar eventos sueltos, porque ello permitiría alterar la evidencia, pero usted puede eliminar los datos locales conforme a LEG-005. Eliminar su copia local no elimina la copia del proveedor, que se rige por la sección 7.
- Constancias. Para la cancelación de la renovación y para la autorización de cobros recurrentes se emite una constancia ligada al evento correspondiente.
4.La huella SHA-256 no es una constancia de conservación de mensajes de datos
La huella SHA-256 de un documento o de un evento es un resultado matemático que permite comprobar que el contenido no cambió. No equivale a una constancia de conservación de mensajes de datos conforme a la NOM-151-SCFI-2016 ni a la de la norma que la sustituya, ni a un sello digital de tiempo expedido por un prestador de servicios de certificación acreditado.
El Código de Comercio exige que los mensajes de datos en que se consignen contratos se mantengan íntegros e inalterados desde que se generaron en su forma definitiva y accesibles para su consulta, y encomienda a la Secretaría de Economía la norma oficial que fija los requisitos para conservarlos. Dicha norma contempla una constancia con sello digital de tiempo de un prestador acreditado. El proveedor no ofrece, con este libro, una certificación de ese tipo. Su valor probatorio será el que determine la autoridad competente conforme a la ley, valorando el conjunto de la evidencia; el libro aporta integridad verificable y atribución técnica, no una certificación oficial.
5.Quién puede acceder
- Usted puede consultar el historial de lo que ha aceptado y de los actos de su propia cuenta en el Centro Legal de la aplicación (Documentos aceptados); la constancia de una cancelación de renovación también puede descargarla desde la cuenta de TributaOS Desktop en el sitio web; y puede pedir copia de su evidencia conforme a la sección 6.
- Bitácora de personas autorizadas. El titular puede consultar en la aplicación (Configuración → Equipo y permisos) la bitácora de las acciones de las personas autorizadas, con el nombre de la persona, la acción y la fecha; no muestra correos ni RFC. Las personas autorizadas no tienen acceso a ella; pueden pedir los registros que les conciernen conforme a LEG-013.
- El acceso del proveedor a la evidencia está restringido al personal y a los procesos que lo necesiten para atender solicitudes, cumplir obligaciones legales, resolver controversias, verificar la integridad del libro o prestar el servicio, y está sujeto a controles de acceso.
- Mientras la evidencia esté bloqueada (sección 8) no se usa para ninguna finalidad operativa: solo para defender derechos, atender requerimientos de autoridad, entregarle copia a usted y verificar su integridad.
- Su evidencia podrá entregarse a una autoridad competente cuando exista un requerimiento válido.
6.Exportación a petición de la persona titular
Usted puede solicitar y descargar una copia de la evidencia de su cuenta en un formato estructurado. La copia incluye cada evento y su huella encadenada, de modo que puede comprobar la continuidad de la cadena, y se acompaña de una huella que permite verificar que corresponde al contenido exportado. La exportación incluye solo la evidencia de su propia cuenta y no incluye los registros de la prueba gratuita, que se guardan ligados a seudónimos; puede pedirlos por el procedimiento de LEG-013. También puede pedir la copia por los medios de contacto de este documento.
7.Cuánto tiempo se conserva cada categoría
Reglas. (1) Cuando el artículo 49 del Código de Comercio aplique a un original de mensaje de datos que consigne un contrato, convenio o compromiso, ese original se conserva por el mínimo legal expreso de diez años, íntegro, inalterado y accesible; el plazo no se extiende a datos auxiliares. El artículo 46 aplica su propio mínimo de diez años solo a los libros y documentos mercantiles comprendidos en él. (2) A la contabilidad y documentación fiscal propia del proveedor se aplica el mínimo del artículo 30 del CFF, de cinco años, computado según el supuesto correspondiente, y solo se prolonga por excepción legal documentada. (3) Donde la ley no establezca plazo fijo, los datos se conservan únicamente mientras subsista la finalidad documentada y se suprimen o disocian irreversiblemente al terminar, sin plazo comercial añadido. (4) Los datos relacionados con un incumplimiento de obligaciones contractuales se suprimen al cumplirse 72 meses calendario desde la fecha del incumplimiento (LFPDPPP, artículo 10, tercer párrafo). (5) Tras la baja de la cuenta, los datos de la cuenta se conservan bloqueados durante cinco años y después se suprimen, salvo que una excepción documentada exija conservarlos más tiempo.
Ejecución. Estas reglas son la política de conservación del proveedor. Salvo las caducidades técnicas señaladas en la tabla, este documento no afirma que la supresión se ejecute mediante un proceso automático: el proveedor la realiza mediante su procedimiento de supresión y deja constancia sin datos de identificación.
| Categoría | Datos | Finalidad | Fundamento | Conservación activa | Bloqueo | Periodo de bloqueo | Disparador | Acción final | Excepción | Evidencia que subsiste |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ACCOUNT | identificador de cuenta, nombre y correo necesarios | cuenta y soporte | LFPDPPP 12, 24; contrato | cuenta activa y atención | restringir al cerrar | cinco años desde que concluye la baja de la cuenta | baja de la cuenta | suprimir la cuenta y sus registros dependientes | reclamo u orden documentados | identificador y fecha de baja, si son necesarios |
| LICENSE | identificador de licencia, plan, vigencia, estado | habilitar el servicio y el contrato | contrato; CCom 49 solo si integra un mensaje contractual | vigencia y gestión | desactivar el uso operativo tras el cierre | solo si el registro está comprendido en una obligación legal | cancelación o expiración | borrar datos operativos; preservar el original exigible | reclamo o autoridad | folio, versión, fecha, resultado |
| LICENSE_DEVICE | identificador seudónimo, plataforma y versión, autorización | control de equipos | LFPDPPP 12, 24 | mientras esté autorizado | retirar la autorización al revocar | sin retención histórica por defecto | desvinculación o cierre | suprimir identificadores | incidente específico | evento mínimo sin identificador persistente |
| LICENSE_USER | correo, nombre, perfil, acceso a RFC, huella de la contraseña | dar acceso a personas autorizadas | LFPDPPP 12, 24; contrato | mientras la persona esté autorizada | al darla de baja se borra su contraseña y se conserva un registro mínimo | con la licencia y, después, conforme a la fila ACCOUNT | baja de la persona o de la cuenta | suprimir con la cuenta | reclamo u orden documentados | nombre vinculado a la bitácora |
| LICENSE_USER_SESSION | sesiones y tokens guardados como huella | autenticar a cada persona | LFPDPPP 12, 18 | vida técnica: sesión hasta 7 días; tokens de 72 horas o 1 hora | dejan de ser válidos al vencer | sin bloqueo | vencimiento | hoy no se purgan los registros vencidos; se suprimen con la cuenta | — | ninguna |
| LICENSE_USER_AUDIT | licencia, equipo, persona (seudónimo), acción, detalle del cambio, fecha del servidor; sin correos, RFC, contraseñas ni IP | seguridad, ARCO y prueba de autoría de actos sobre acceso y CFDI | LFPDPPP 12, 18, 24 | mientras exista la licencia | bloquear tras la baja de la cuenta | cinco años desde la baja de la cuenta | baja de la cuenta | suprimir con la cuenta | reclamo u orden documentados | ninguna tras la supresión |
| BILLING_PROFILE | RFC, nombre, CP fiscal, régimen, uso de CFDI; correo de contacto opcional | emitir o corregir el CFDI propio | CFF 29-A, 30, 67; LFPDPPP 12 | hasta emitir o corregir y mientras subsista la finalidad de contacto o envío | conservar el documento fiscal solo por el mínimo del CFF 30 | cinco años desde el supuesto del art. 30; extensión solo por excepción de ley | emisión o corrección del CFDI | suprimir el perfil auxiliar; conservar el CFDI y la contabilidad exigibles | excepción del CFF 30 o 67 aplicable | UUID y documento fiscal requerido |
| PAYMENT_REFERENCE | identificadores de cliente, suscripción y factura del procesador, monto, moneda, periodo, estado | conciliar pagos | contrato; CFF 30 solo si integra contabilidad | conciliación mientras sea necesaria | restringir tras el cierre | cinco años desde el supuesto del art. 30 solo si aplica; si no, finalidad | pago, cierre o declaración relacionada | borrar referencias auxiliares | controversia u orden | referencia mínima del cargo |
| CONTRACT_ACCEPTANCE | acto, texto, versión y huella, fecha del servidor, cuenta y licencia | probar los términos aceptados | CCom 46 o 49 si el registro está comprendido; LFPDPPP 12, 24 | relación activa | bloquear usos operativos al terminar | diez años desde el disparador legal, solo para registros comprendidos en el art. 46 o 49 | generación definitiva del mensaje o disparador del art. 46 | suprimir al cumplir el mínimo legal o, sin plazo fijo, al terminar la finalidad | excepción legal documentada | original íntegro si aplica el art. 49 |
| RECURRING_PAYMENT_AUTHORIZATION | oferta, monto, periodicidad, acción y fecha, referencias; sin tarjeta | acreditar la autorización | CCom 46 o 49 si el registro está comprendido | autorización o suscripción activa | bloquear usos operativos al revocar | diez años desde el disparador legal, solo si rige el art. 46 o 49 | creación definitiva del registro | suprimir al terminar la finalidad o el mínimo legal | excepción legal documentada | acto, oferta, referencia y fecha |
| RENEWAL_NOTICE | destinatario, plantilla y versión, envío, estado e identificador del proveedor de correo | informar la renovación | CCom 46 si es registro comprendido; LFPC | mientras se prepara, envía y atiende | solo por obligación legal concreta | diez años si el registro está comprendido en el art. 46; si no, mientras subsista la finalidad | creación o envío | eliminar el contenido y suprimir o disociar al terminar, salvo mínimo legal | excepción legal documentada | fecha, destino, plantilla y resultado mientras sean necesarios |
| CANCELLATION | folio, petición, fechas, estado, referencia | ejecutar la baja de la renovación | CCom 46 o 49 si el registro está comprendido; LFPDPPP 24 | trámite y ejecución de la baja | bloquear el uso comercial tras el cierre | diez años solo si el registro cae bajo el art. 46 o 49; si no, finalidad y excepción documentada | registro definitivo o acuse | suprimir al concluir la finalidad o el mínimo legal | excepción legal documentada | folio, fecha y confirmación, si siguen siendo necesarios |
| CHARGE_CASE | referencia, monto y moneda, fechas, motivo mínimo, estado | resolver un cargo | LFPDPPP 10 si acredita incumplimiento; en lo demás, la relación | caso abierto | bloquear tras la finalidad operativa | incumplimiento: hasta 72 meses desde la fecha del incumplimiento; otros casos: finalidad o excepción | fecha del incumplimiento o resolución del caso | suprimir datos auxiliares | litigio o autoridad | decisión y referencia mínima |
| REFUND_CASE | referencia, monto y moneda, fechas, estado | ejecutar y acreditar un reembolso | contrato; CFF 30 solo si integra contabilidad | caso abierto y ejecución | solo por obligación concreta | cinco años desde el supuesto del art. 30 solo si aplica; si no, finalidad | pago o reembolso | suprimir datos no exigibles | controversia | referencia, monto, fecha, resultado |
| ARCO_REQUEST | folio, derecho, fecha, estado, correspondencia mínima | atender derechos | LFPDPPP 22 a 32, en especial 24 | solicitud y plazos legales | bloquear al cerrar, salvo evidencia de cumplimiento | plazo de las acciones derivadas de la relación (art. 24) | resolución o ejecución | suprimir contacto y narrativa sobrante | impugnación u orden | folio, fechas, derecho, decisión |
| ARCO_IDENTITY_DOCUMENT | copia de identificación o de representación aportada | verificar titularidad o representación | LFPDPPP 12, 18, 24 | solo durante la verificación | acceso segregado; sin reutilización | sin bloqueo por defecto | identidad verificada | suprimir o disociar al concluir la verificación | impugnación u orden que requiera la copia | método, fecha y resultado; no la imagen ni el número |
| ARCO_RESOLUTION | determinación y evidencia mínima | acreditar la atención | LFPDPPP 24, 31 | solicitud abierta | solo defensa y cumplimiento | plazo de las acciones aplicables | resolución o ejecución | disociar o suprimir al término | impugnación u orden | folio, fechas, decisión, ejecución |
| SECURITY_EVENT | tipo, fecha, cuenta o dispositivo mínimo, resultado; IP solo si es necesaria | seguridad y prevención de abuso | LFPDPPP 12, 18, 24 | mientras sea necesario para la finalidad de seguridad | bloqueo solo por obligación o incidente documentado | solo bloqueo o excepción individual documentada | registro y revisión periódica de necesidad | suprimir o disociar al terminar la finalidad | requerimiento o incidente documentado | conteo agregado sin identificación |
| EVALUATION_REMOTE_RECORD | HMAC del RFC y de la instalación, cuenta, estado, fechas, intentos | elegibilidad y prevención de reutilización | LFPDPPP 12, 24 | mientras la evaluación y la prevención de reutilización sigan siendo necesarias y documentadas | bloqueo solo ante obligación o excepción documentada | plazo legal expreso, si existe; si no, solo mientras subsista la finalidad | fin, conversión o rechazo y revisión de necesidad | suprimir seudónimos y vínculo o disociar irreversiblemente | excepción individual documentada | estadística no vinculable, solo si es realmente anónima |
Documentos de identidad ARCO. La copia se conserva solo durante la verificación de identidad o representación y se suprime o disocia en cuanto concluye; la tramitación posterior usa el resultado mínimo de la verificación, no la imagen. Si una impugnación concreta hace necesaria la copia, se documenta el fundamento, se bloquea su uso y se suprime al terminar esa excepción.
Bitácora de acceso y operaciones. Hoy no existe un proceso automático de purga de la bitácora (fila LICENSE_USER_AUDIT): se conserva mientras exista la licencia y, después de la baja de la cuenta, durante el bloqueo de cinco años; al terminar se suprime con la cuenta.
Facturación electrónica de clientes. Cuando TributaOS habilite la facturación y usted la use, los comprobantes emitidos, receptores y datos del CSD que se guardan en los servidores de TributaOS se rigen por LEG-010 y por las reglas (1) a (3) de esta sección.
8.Bloqueo y supresión
El bloqueo solo procede cuando la ley lo exige o existe una excepción legal concreta y documentada. Mientras dura, restringe el acceso y el uso a la responsabilidad u obligación que justifica conservar el dato. Se conserva por el mínimo legal expreso aplicable o por el plazo de la sección 7; si no hay plazo fijo, solo durante la excepción documentada y con fecha de revisión. Al concluir la finalidad, el bloqueo o la excepción, se suprime o disocia irreversiblemente.
La atención ARCO determina qué datos pueden suprimirse, cuáles requieren bloqueo y por cuánto tiempo, conforme a LEG-013. Una solicitud ARCO no autoriza conservar indefinidamente datos ni extender plazos a categorías auxiliares.
9.Contacto
Para solicitar copia de su evidencia o hacer preguntas sobre este documento puede escribir a legal@tributaos.com o, tratándose de datos personales, a privacidad@tributaos.com.